Möchte ein Unternehmer Rechnungen auf elektronischem Wege übermitteln, sind folgende Schritte zu beachten:

Zertifizierungsanbieter

Der Unternehmer wendet sich an einen Zertifizierungsanbieter, der die vom Gesetz geforderten sicheren oder fortgeschrittenen Signaturzertifikate anbietet. Derzeit sind dies in Österreich die Firma A-Cert (http://www.a-cert.at), die Firma A-Trust (http://www.atrust.at) sowie die Firma xyzmo Software GmbH (http://www.xyzmo.com). Bei einer fortgeschrittenen Signatur wird kein Karten- lesegerät benötigt!

Software

Der nächste Schritt ist die Installation einer passenden Software, wobei hier bereits Lösungen erhältlich sind, die von der manuellen Signatur von einzelnen Rechnungen im pdf-Format bis zu automatischen Massensignaturen für größere Rechnungsvolumen reichen.

► Es können auch mehrere Rechnungen in einer Datei zusammengefasst werden, wobei diese Datei mit einer fortgeschrittenen Signatur versehen werden muss.
► Der Gesetzgeber verlangt sowohl eine Dokumentation des Signaturverfahrens als auch eine Archivierung auf Rechnungserstellerseite, was ebenfalls durch die Software gewährleistet werden muss.
► Der Unternehmer kann die elektronische Rechnungserstellung auch an einen externen Dienstleister auslagern.

Hinweis:

Die Grundüberlegung, Rechnungen nur auf elektronischem Wege zu übermitteln, wird vorab eine betriebswirtschaftliche sein. Die Kosteneinsparung gegenüber Papierrechnungen kann durchaus auch für Klein- und Mittelbetriebe ein Argument für den Umstieg sein. Unter http://www.e-rechnungen.at/ finden Sie ein Online-Beratungstool, das eine erste Abschätzung abgibt, ob E-Billing für Ihr Unternehmen Sinn macht und worauf Sie bei der Umstellung achten sollten.