Beim Empfang von elektronischen Rechnungen, sind folgende Punkte zu beachten:

Die digitale Signatur muss auf ihre Gültigkeit überprüft werden (siehe unten).

Der Rechnungsempfänger muss der Zusendung auf elektronischem Weg zustimmen. Es sind auch die AGB des Lieferanten zu beachten, wo die Übersendung auf elektronischem Weg bereits enthalten sein kann. Auch konkludente Zustimmung (tatsächliches Praktizieren) genügt.

Die übermittelten Rechnungen sind vom Rechnungsempfänger - wie auch im Falle des Erhalts von Papier - 7 Jahre lang aufzubewahren (z.B. CD, DVD). Der Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten ist Teil der Rechnung!

Im Falle einer Prüfung sind diese Daten dem Finanzamt bereitzustellen, wobei bei der Vorlage beim Finanzamt zum vorläufigen Nachweis auch ein Ausdruck der elektronischen Rechnung reicht.

Der Ausdruck auf Papier beseitigt jedoch nicht die Verpflichtung zur Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Daten!

Achtung:

Nur wenn eine elektronisch übermittelte Rechnung eine gültige digitale Signatur aufweist, ist der Vorsteuerabzug möglich. Darüber hinaus müssen jedenfalls alle gesetzlichen Rechnungsmerkmale enthalten sein. Näheres dazu und über die Konsequenzen der nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung finden Sie, in unserem Infoblatt: “Erfordernisse einer Rechnung“.